Während Deutschland über die allgemeine Impfpflicht diskutiert, ist eines beinahe gewiss: das Home-Office bleibt uns noch eine Weile erhalten. In manchen Unternehmen womöglich für immer. Schließlich hat die Corona-Pandemie einen Wandel in der Arbeitswelt hervorgerufen, der nicht mehr so einfach rückgängig zu machen ist. Während die Mehrzahl der Arbeitnehmer über das Arbeiten von Zuhause aus erfreut ist, stellt dieses Thema für Arbeitgeber eine Herausforderung dar. Besonders die Buchhaltung hat alle Hände voll zu tun, wenn es darum geht, die Arbeitszeit zu erfassen, Spesen zu kontrollieren und andere Abrechnungen vorzunehmen. Doch hierfür gibt es gute Lösungen.
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser
Ein stark diskutiertes Thema, wenn es ums Arbeiten im Homeoffice geht, ist die Zeiterfassung. Wird diese nicht korrekt durchgeführt, ergeben sich nicht nur für den Arbeitgeber, sondern auch für den Arbeitnehmer Probleme. Der Arbeitgeber fürchtet, dass seine Mitarbeiter nicht so viel arbeiten, wie sie eigentlich sollten oder vorgeben zu tun. Auf der anderen Seite stehen die Angestellten, die Angst haben, dass ihre im Homeoffice geleisteten Überstunden nicht erfasst werden und sang und klanglos verfallen. Beide Parteien profitieren also von einer übersichtlichen Erfassung der Arbeitszeit. Die Lösung dafür sind digitale Zeiterfassungstools, über die Angestellte sich von zu Hause oder unterwegs aus komfortabel ein- und ausstempeln können. Diese Arbeitszeiten werden mit nur einem Klick an den Arbeitgeber übermittelt. Das macht es für die Buchhaltung einfach, Abrechnungen zu erstellen und Überstunden zu erfassen. So behält der Arbeitgeber die Kontrolle über die Arbeitszeiten seiner Mitarbeiter. Das ist übrigens nicht nur wichtig, um zu sehen, ob Angestellte die geforderte Arbeitszeit leisten, sondern auch, um zu prüfen, dass gesetzlich vorgeschriebene Pausen eingehalten und die maximalen Arbeitszeiten nicht überschritten werden. Der Angestellte wiederum kann sichergehen, dass seine Überstunden gesehen und entsprechend der Unternehmensregeln ausgezahlt werden.
Abrechnungen und Spesen digital übermitteln
Wer Spesenkosten- oder andere Abrechnungen vornehmen möchte, der hat das bisher in den meisten Fällen persönlich erledigt. Dabei wurde die vorgegebene Abrechnung vom Unternehmen ausgefüllt und unterschrieben, man konnte bei der Übergabe noch eventuelle Besonderheiten besprechen. Durch das Homeoffice fällt das nun weg. Unternehmen müssen daher Lösungen bereitstellen, damit die nötigen Abrechnungen digital erfolgen können. Digitale Unterschriften gehören genauso dazu, wie die Möglichkeit zum einfachen Datentransfer. Die passende Software ist dafür nötig. Außerdem ist eine gute Kommunikation, wie in beinahe allen Lebenslagen, auch hier das A&O. Mitarbeiter, sowohl in der Buchhaltung als auch alle anderen, müssen genau Bescheid wissen, wie sie mit der neuen Situation umgehen müssen und wie sie sich zu verhalten haben. Sieht man sich nicht mehr persönlich unter Kollegen, ist es leicht, den Überblick zu verlieren. Regelmäßige Online-Meetings und gut gepflegte Einträge im Intranet sind daher wichtig. Denn Belege und Spesenabrechnungen unterliegen engen Regeln, die eingehalten werden müssen. Auch im Homeoffice muss das der Fall sein.
Mitarbeiter im Homeoffice unterstützen
Da wären wir wieder beim Thema Vertrauen. Das ist in der Beziehung zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowieso wichtig und wird mit der Arbeit im Homeoffice immer wichtiger. Mittlerweile haben schon einige Mitarbeiter feststellen müssen, dass das Arbeiten im Homeoffice auch Nachteile mit sich bringen kann. Viele fühlen sich einsam oder ausgeschlossen, es gibt keine kurzen Gespräche mehr, wenn man Kollegen in der Küche oder auf dem Gang trifft. Die Herausforderungen, die das Homeoffice mit sich bringt, treffen also nicht nur die Buchhaltung. Doch natürlich muss vor allem in dieser Abteilung darauf geachtet werden, dass alles seinen geordneten Gang geht. Werden Belege nicht richtig verbucht, Spesen nicht korrekt abgerechnet und die Arbeitszeit der Mitarbeiter nicht ordentlich erfasst, kann das schnell böse Konsequenzen haben. Angestellte der Buchhaltung müssen daher mit allen technischen Möglichkeiten versorgt werden, damit sie ihrer Arbeit von zu Hause aus korrekt nachgehen können und auch nicht darunter leiden müssen, dass andere Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten. Eine weitere Gefahr besteht nämlich darin, dass Angestellte ihre Belege, Rechnungen und Spesenabrechnungen viel zu spät bei der Buchhaltung einreichen. Oftmals gerät so etwas einfach in Vergessenheit, wenn man nicht mit der Buchhaltung im selben Gebäude sitzt. Die Restaurantrechnung wird dann einfach im Portemonnaie vergessen und kommt dann Monate später in der Buchhaltung an. Die Aufgabe für Führungskräfte besteht darin, Mitarbeiter mit den passenden Tools, sowohl zur Zeiterfassung als auch für andere Aufgaben, zu unterstützen.