Autor: Charlotte Bodinek

Vor allem die Nutzung einer Buchhaltungssoftware hilft, die „Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung“ einzuhalten und den Aufwand gering zu halten. Die knapp 4,1 Mio. Selbstständigen (Quelle: statista) profitieren hierbei von neuen Lösungen. Dennoch gestaltet sich die Buchhaltung für viele Freiberufler und Gewerbetreibende als problematisch.

Einfache und doppelte Buchführung für Selbstständige

Die einfache Buchführung steht nur bestimmten Personengruppen zur Wahl, darunter Freiberufler und Kleinunternehmer. Es werden lediglich Einnahmen und Ausgaben erfasst, diese sind am Ende des Jahres gegenüberzustellen. Daraus ergibt sich mithilfe der sogenannten Einnahmen-Überschuss-Rechnung der Gewinn für das vorangegangene Geschäftsjahr. Die einfache Buchführung steht neben den genannten Gruppen auch Gewerbetreibenden zur Wahl, deren Umsatz 600.000 Euro im Jahr nicht überschreitet und die auch nicht im Handelsregister erfasst sind. Der große Vorteil der einfachen Buchführung liegt auf der Hand. Sie ist deutlich weniger aufwendig und braucht keine verschiedenen Konten oder die Erstellung einer Bilanz.

Bei der doppelten Buchführung hingegen müssen alle Geschäftsfälle sowohl auf dem Konto als auch auf dem Gegenkonto erfasst werden. Vereinfacht gesagt: Beim Kauf von Betriebsmittel entsteht eine Verbindlichkeit, die auf dem entsprechenden Konto verbucht werden muss. Im Gegenzug dazu ist das Betriebsmittelkonto betroffen, denn dieses wird um den gleichen Wert erhöht. Die doppelte Buchführung ist damit aufwendiger, außerdem müssen die Selbstständigen, die diese nutzen, die Gewinnermittlung am Ende des Geschäftsjahres per Gewinn-und-Verlust-Rechnung (GuV) erstellen. Außerdem ist die Aufstellung einer Bilanz wichtig. Das Finanzamt kann damit einen detaillierten Einblick in die Geschäftsvorgänge nehmen, wofür auch der Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung „Die Buchhaltung muss einem fachkundigen Dritten ermöglichen, in angemessener Zeit einen Überblick über das Unternehmen zu erhalten“ steht.

Die doppelte Buchführung ist immer dann verpflichtend anzuwenden, wenn sie für die gewählte Rechtsform des Unternehmens vorgeschrieben ist. Eine GmbH oder eine AG kann das Jahr nicht per EÜR abschließen, dies ist vom Gesetzgeber ausgeschlossen. Außerdem sind alle die Unternehmen, die im Handelsregister geführt werden, zur doppelten Buchführung verpflichtet. Dies begründet die Pflicht der OHG, eine GuV anzufertigen. Firmen, die die genannte Grenze überschreiten und nicht im Handelsregister geführt sind, müssen ebenfalls die doppelte Buchführung anwenden. Möglich ist es auch Freiberuflern und Kleinunternehmern, sich für die doppelte Buchführung zu entscheiden. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn in absehbarer Zeit eine Expansion des Unternehmens geplant ist und die reguläre Buchführung von Anfang an angestrebt wird. Ein Wechsel von EÜR auf GuV entfällt damit später.

Freiberufler und ihre Buchhaltung

Viele Freiberufler sind kreativ tätig und sehen die Buchführung eher als notwendiges Übel denn als absolute Notwendigkeit. Ihnen kommt daher die Regelung zur einfachen Buchführung entgegen. Wer als Freiberufler anerkannt wird, steht im § 18 des Einkommenssteuergesetzes. Außerdem kennt das Finanzamt die sogenannten Katalogberufe, die eindeutig zu den Freiberuflern zählen. Dazu kommen katalogähnliche Berufe, die ebenfalls in die Sparte gerechnet werden. Wer meint, er wäre Freiberufler und findet seinen Beruf aber nicht in den entsprechenden Auflistungen, muss dem Finanzamt gegenüber deutlich erklären, was ihn zum Freiberufler macht. Ist das Finanzamt damit nicht einverstanden, bleibt nur die Anmeldung eines Gewerbes mit den damit verbundenen Auflagen und der Zahlung der Gewerbesteuer.

Ansonsten reicht es für einen Freiberufler, wenn er seine Einnahmen und Ausgaben listenmäßig erfasst, wobei immer berücksichtigt werden sollte, dass auch diese Listen einer Betriebsprüfung standhalten müssen. Es ist daher für alle Beteiligten einfacher, wenn die Buchführung zwar auf das nötigste Maß reduziert, dafür aber wenigstens konsequent geführt wurde. Einnahmen sind mit Grund, Datum, Betrag sowie dessen Aufschlüsselung in Brutto- und Nettobetrag zu erfassen. Gleiches gilt für die Ausgaben. Am Ende des Jahres muss die EÜR aufgestellt werden.

Die Kleinunternehmerreglung und ihre Buchführung

Die Kleinunternehmerregelung (§19 UStG) wird von vielen Gründern beansprucht. Wichtig: Die Einkünfte im Jahr der Gründung dürfen 17.500 Euro nicht überschreiten, im Folgejahr dürfen es nicht mehr als 50.000 Euro sein. Da ein Gründer seine wirklichen Umsätze noch nicht kennt, muss hier eine realistische – und nachvollziehbare – Schätzung vorgenommen werden. Werden die Umsatzgrenzen aber überschritten, wird die Kleinunternehmerregelung hinfällig und es fallen automatisch die Pflicht zur doppelten Buchführung (außer bei Freiberuflern und der oben genannten Umsatzgrenze von 600.000 Euro bei nicht im Handelsregister eingetragenen Unternehmen) sowie zur Erhebung von Umsatzsteuer an.

Die Kleinunternehmerregelung bietet einen großen Vorteil: Die Buchführung wird deutlich einfacher und die Gewinnermittlung ist rascher möglich. Es werden einfach Einnahmen und Ausgaben erfasst, gegengerechnet und schon steht der Gewinn des Geschäftsjahres fest. Wer keine Umsatzsteuer erhebt, ist oft günstiger als die Konkurrenz, somit schafft die Kleinunternehmerregelung einen Wettbewerbsvorteil. Nachteilig ist allerdings, dass:

• keine Vorsteuer gegengerechnet werden kann
• spätere Preisanhebungen durch eventuelle Verpflichtung zur Umsatzsteuer möglich sind

Der letztgenannte Punkt ist zu berücksichtigen, wenn die Kleinunternehmerregelung nur für die Anfangszeit nach der Gründung gewählt wurde und schon bald in die Normalbesteuerung gewechselt werden soll. Kunden, die aufgrund der Preisersparnis wegen fehlender Umsatzsteuer bestehen, wechseln eventuell zur Konkurrenz. Außerdem stehen Kleinunternehmer oft in dem Ruf, weniger professionell zu sein als Unternehmen, die offenbar „richtig“ tätig sind und die Mehrwertsteuer auf ihren Rechnungen ausweisen.

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Die Einnahmen-Überschuss-Rechnung wird von allen Freiberuflern sowie den Selbstständigen erstellt, die nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Sie kann einfach in einer Excel-Tabelle erstellt werden, damit der Unternehmer selbst einen Überblick hat. Das Finanzamt möchte allerdings bereits seit 2017 das ausgefüllt Formular EÜR sehen – eine bloße Aufstellung per Tabelle reicht der Behörde nicht mehr. Also wird zusammen mit der Einkommenssteuererklärung die Anlage EÜR fällig.

In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung sind alle Ausgaben erfasst, die dem Unternehmen im vergangenen Geschäftsjahr entstanden sind. Diesen Ausgaben stehen die Einnahmen gegenüber, wobei verschiedene Einkünfte berücksichtigt werden:

• Einkünfte aus selbstständiger oder freiberuflicher Tätigkeit
• Einkünfte aus dem Gewerbebetrieb, sofern dieser nicht im Handelsregister eingetragen ist und die Einnahmen 600.000 Euro im Jahr nicht überstiegen haben

Sofern jemand als Kleinunternehmer agiert und die geltende Umsatzgrenze überschritten hat oder wenn die Einnahmen über 600.000 Euro liegen, muss ein Unternehmen, auch wenn es nicht im Handelsregister erfasst ist, eine GuV aufstellen und darf keine EÜR als Gewinnermittlung nutzen.

Für die EÜR ist das Zufluss-Abfluss-Prinzip wichtig. Das heißt, dass die Einnahmen angesetzt werden, die im betreffenden Wirtschaftsjahr zugeflossen sind. Gleichzeitig können auch nur die Ausgaben angesetzt werden, die im gleichen Zeitraum anfielen. Zu berücksichtigen sind dabei Abschreibungen für Investitionen wie Computer oder Büromöbel, wofür die AfA-Tabellen zu nutzen sind. In die EÜR werden daher nur die auf den entsprechenden Zeitraum aufgeschlüsselten Abschreibungsbeträge als Ausgaben aufgenommen.

Am Ende der Einnahmen-Überschuss-Rechnung ergibt sich der Gewinn, den der Betreffende im vergangenen Geschäftsjahr erzielt hat. Er ist die Basis für die Besteuerung des Selbstständigen oder Freiberuflers.

Die Umsatzsteuervoranmeldung

Wer nicht unter die Grenze von 17.500 Euro Umsatz pro Jahr fällt und damit als Kleinunternehmer gilt, muss Umsatzsteuer auf seinen Rechnungen ausweisen. Wobei auch ein Kleinunternehmer auf die Umsatzsteuer optieren kann, wenn er bereits bei der Gründung weiß, dass sein Unternehmen wachsen und die Umsatzgrenze ohnehin übersteigen wird.

Die Umsatzsteuer wird gern als „durchlaufender Posten“ bezeichnet und hat sowohl Vor- als auch Nachteile. Nachteilig ist sicherlich der höhere Aufwand in der Buchhaltung, wenn die einzelnen Einnahmen und Ausgaben nach Steuerbeträgen getrennt zu erfassen sind. Außerdem muss auch auf der Rechnung, die der Unternehmer stellt, die Umsatzsteuer ausgewiesen werden. Moderne Buchhaltungsprogramme machen aber Schluss mit der Rechnerei und sorgen dafür, dass die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen wird.

Vorteilhaft ist an der Umsatzsteuer in jedem Fall, dass eine verauslagte Vorsteuer gegengerechnet werden kann. Wer also hohe oder wenigstens regelmäßige Investitionen tätigen muss, profitiert von der Umsatzsteuer, da die für die Anschaffung gezahlte Vorsteuer von der eingenommenen Umsatzsteuer abziehbar ist und so weniger Geld ans Finanzamt fließt.

Jeder Umsatzsteuerpflichtige muss Umsatzsteuervoranmeldungen zu unterschiedlichen Fristen abgeben. Diese Fristen gestalten sich wie folgt:

• Existenzgründer: 10. des Folgemonats
• bis 1000 Euro Umsatzsteuer/Jahr: keine Voranmeldung
• bis 7.500 Euro Umsatzsteuer/Jahr: quartalsweise Voranmeldung
• ab 7.500 Euro Umsatzsteuer/Jahr: monatliche Voranmeldung

Für Existenzgründer gilt die monatliche Voranmeldung der Umsatzsteuer für das Jahr der Gründung sowie für das folgende Geschäftsjahr. Für die quartalsweise Voranmeldung gelten jeweils der 10. Januar, der 10. April, der 10. Juli und der 10. Oktober. Möglich ist die Beantragung einer Dauerfristverlängerung, dann verlängert sich die Voranmeldefrist um einen Monat. Wichtig: Nicht nur die Voranmeldung muss zu diesem Fristtermin beim Finanzamt eingegangen sein, auch die zugehörige Zahlung ist bis dahin zu leisten.

Fazit zur Buchführung für Selbstständige

Die Buchführung muss kein Buch mit sieben Siegeln sein, denn sie ist auch für den Selbstständigen leicht zu erledigen – vor allem dann, wenn eine deutsche Buchhaltungssoftware wie z.B. sevDesk genutzt wird, die die aufgenommenen Daten korrekt und fristgemäß verarbeitet. Eine solche Software kann den Buchhalter überflüssig machen und sorgt für die nötige Rechtssicherheit. Wichtig ist aber dennoch, die Grundlagen zur einfachen und doppelten Buchführung zu kennen und zu wissen, wer Anspruch auf welche Form der Buchführung hat. Außerdem sollten sich Kleinunternehmer auch der Nachteile, die ihr Status mit sich bringt, bewusst sein und nicht nur den Vorteil des geringeren Aufwands bei der Buchhaltung sehen.