Krisenmanagement für Freelancer

Krisen gehören zum Alltag

Jeder Freelancer wird früher oder später eine Krisenzeit durchleben. Die Gründe hierfür können vielfältig sein: Manchmal ist sie hausgemacht, beispielsweise durch einen Planungsfehler oder ein Zerwürfnis mit einem Kunden. Ein anderes Mal kommt sie von außen, vielleicht sogar ganz plötzlich und unerwartet, sei es durch eine Rezession oder eine weltweite Pandemie.

Kein Freelancer kann also mit Sicherheit vorhersagen, wann die nächste Krise kommen wird, weshalb und in welchem Ausmaß – sicher ist aber, dass sie irgendwann kommt.

Umso wichtiger ist es, sich als Freelancer bewusst zu sein, dass es immer wieder schwierige Phasen geben wird. Wer sich rechtzeitig und richtig darauf vorbereitet, kann diese aber meistern und anschließend vielleicht sogar noch besser beziehungsweise erfolgreicher aus der Krise hervorgehen.

Es ist daher nicht sinnvoll, einer Krise ängstlich entgegenzublicken, sondern jeder Freelancer braucht ein Krisenmanagement, sozusagen einen Notfallplan, und zwar bestenfalls schon lange, bevor es tatsächlich zu einer Auftragsflaute kommt. Dieser „Plan B“ in einer Krisensituation kann beispielsweise wie folgt aussehen:

Schritt 1: Einen Finanzplan erstellen

Erst einmal ist es für jeden Freelancer wichtig, einen Finanzplan zu erstellen. Auch dieser steht bestenfalls bereits vor einer Krise und kalkuliert eine solche mit ein. Das bedeutet: Jeder Freischaffende sollte ausreichend Geld auf der hohen Kante haben, um eine Auftragsflaute überbrücken zu können. Mindestens drei bis sechs Monate sollten somit finanziell gesichert sein – auch, wenn in dieser Zeit absolut keine Einnahmen auf das Bankkonto fließen.

Dadurch stellen Freelancer ihre Finanzen auf solide Grundpfeiler und geraten in einer Krise weniger unter Druck. Sich für eine Krise zu rüsten, ist somit ein wichtiger Faktor, der bei bereits bei der Kalkulation berücksichtigt werden muss.

Wenn es also um die Frage geht, welchen Stundensatz, Pauschalbetrag, oder Ähnliches – je nach Zahlungsmodell – der Freelancer verlangt, müssen auch solche Auftragsflauten einberechnet werden. Das gilt ebenso für eventuelle Krankheits- oder andere Ausfallzeiten.

Als Faustregel gilt daher: Das Einkommen eines Solo-Selbständigen sollte so hoch sein, dass es die Fixkosten deckt, einen Gewinn abwirft, welcher für die Lebenshaltungskosten ausreicht, und zusätzlich die Möglichkeit bietet, ein finanzielles Polster anzusparen. Es ist daher wichtig, den eigenen Kapitalbedarf pro Monat zu ermitteln und in regelmäßigen Abständen zu überprüfen. Schließlich ändern sich auch die Lebensumstände und damit die Lebenshaltungskosten immer wieder. Ein finanzielles Polster ist für Freelancer demnach das A und O – und lässt sie entspannter arbeiten, auch in Krisenzeiten.

Kommt es nun tatsächlich zu einem Einbruch der Aufträge, aus welchen Gründen auch immer, so sollte noch einmal ein Blick auf den Kapitalbedarf geworfen werden:

Wie hoch sind die Ausgaben wirklich und an welcher Stelle lassen sie sich vielleicht senken? Manchmal ist es möglich, Fixkosten zu reduzieren oder Investitionen zu stoppen.
Ist es eventuell sinnvoll, eine Rechnung früher als üblich zu stellen, um liquide zu bleiben?
Können im privaten Bereich gewisse Abstriche gemacht werden, damit das finanzielle Polster länger zur Überbrückung ausreicht?

Die Möglichkeiten sind vielfältig. Liquidität ist hierbei ein wichtiges Stichwort. Dass diese gesichert bleibt, sollte nämlich in einer Krise für jeden Freelancer oberste Priorität haben.

Schritt 2: Finanzielle Hilfe beantragen

Eine gewisse Auswahl an finanziellen Hilfen stehen Freelancern immer zur Verfügung. Wenn das eigene finanzielle Polster doch nicht mehr ausreicht, kann unter Umständen auf Darlehen oder auf Sozialleistungen wie Hartz IV zurückgegriffen werden. Die Hemmschwelle, solche Hilfsangebote anzunehmen, ist aber häufig hoch.

Zudem können Darlehen schlimmstenfalls in eine Schuldenfalle führen. Denn dauert die Krise doch länger als erwartet, kann die Rückzahlung eventuell nicht gestemmt werden. Es ist daher stets sinnvoll, alle Optionen gegeneinander abzuwägen und zu prüfen, ob finanzielle Hilfen sinnvoll sind sowie in welcher Art und Weise.

In Ausnahmesituationen stehen Selbständigen manchmal zusätzliche Hilfen finanzieller Art zur Verfügung. Der Staat beziehungsweise das Bundesland offeriert dann für einen festgelegten Zeitraum weitere Geldquellen wie eine Soforthilfe oder ein Sofortdarlehen. Nicht immer müssen diese Gelder (in voller Höhe) zurückgezahlt werden.

Unter dem Strich, können solche finanziellen Hilfen die Liquidität verbessern und Freelancern in einer Krise unter die Arme greifen. Bestenfalls ist er darauf zwar nicht angewiesen, doch im Fall der Fälle kann er so sein Unternehmen mit größerer Wahrscheinlichkeit durch die Krise retten.

Schritt 3: Zusätzliche Einnahmequellen erschließen

Je nach finanzieller Situation und Art der Krise, gibt es für Freelancer drei Möglichkeiten:

Sind sie finanziell solide aufgestellt und können den Zeitraum dank ihres finanziellen Polsters überbrücken, können sie eine Auftragsflaute als ungeplanten Urlaub nutzen und neue Energie tanken. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn die Krise durch äußere Faktoren hervorgerufen wurde und neue Aufträge somit erst einmal nicht in Sicht sind.
Gibt es jedoch die Chance, neue Kunden beziehungsweise Aufträge zu gewinnen – trotz Krise oder, weil diese selbst verschuldet war – sollten sich Freelancer auf ihre Kernarbeit konzentrieren, um die Selbständigkeit schnell wieder zum Laufen zu bringen.
Zuletzt gibt es noch eine weitere Option, und zwar neue Einnahmequellen zu erschließen. Vielleicht erlebt die Branche derzeit eine Krise, sodass es schwierig wird, das Auftragsbuch kurz- bis mittelfristig zu füllen. Allerdings reichen die Ersparnisse nicht aus und Hilfen kommen nur bedingt infrage. Neben der Möglichkeit, die Ausgaben zu senken, bleibt dann noch jene, die Einnahmen zu erhöhen. Klappt das momentan nicht als Freelancer in der eigentlichen Branche, kann er branchenfremde Aufträge akquirieren, sich einen Nebenjob suchen oder durch eine andere Quelle ein zusätzliches Einkommen generieren.

Auch dadurch lässt sich die Liquidität sichern und so ein bisschen Abwechslung vom Berufsalltag kann auch zahlreiche Vorteile mit sich bringen, zum Beispiel frische Ideen, eine neue Perspektive oder wertvolle Kontakte, um anschließend an die Krise wieder als Freelancer durchzustarten

Schritt 4: Offen mit Kapitalgebern und Mitarbeitern sprechen

Bestenfalls gelingt es mit den genannten Maßnahmen, einen finanziellen Engpass in der Krise zu verhindern. Sollte es dennoch zu Schwierigkeiten mit der Liquidität kommen, ist eine offene Kommunikation wichtig. Das gilt einerseits gegenüber den Kapitalgebern wie Banken oder Investoren. Andererseits sollten aber auch Mitarbeiter über die finanzielle Lage informiert werden, sofern der Freelancer solche beschäftigt. Da es sich jedoch in der Regel eher um Solo-Selbständige handelt, ist vor allem der erste Punkt von Relevanz.

Denn nur, wenn Freelancer einen offenen Umgang mit ihrer finanziellen Situation pflegen, können sie auf eine Lösung hoffen, die für alle Beteiligten akzeptabel ist. Schließlich sind auch die Banken sowie Investoren daran interessiert, dass sich das Unternehmen erholt und in Zukunft weiter besteht oder wächst.

Sobald sich eine Krise ankündigt, spätestens aber bei einem konkreten Liquiditätsengpass, sollte der Freelancer daher einen Termin mit seinen Kapitalgebern vereinbaren. Je besser er dabei vorbereitet ist, umso besser ist auch der Eindruck, welchen er bei diesem Termin hinterlässt – und umso höher ist mit etwas Glück die Bereitschaft der Kapitalgeber für Zugeständnisse wie ein Aussetzen der Raten oder Ähnliches.

Wer dennoch Mitarbeiter beschäftigt, muss rechtzeitig die Möglichkeiten prüfen, welche als Freelancer zur Verfügung stehen. Eventuell kann Kurzarbeit beantragt, die Wochenarbeitszeit reduziert oder unbezahlter Urlaub vereinbart werden. Auch das Ausrufen von Betriebsferien ist möglich, ebenso wie ein Abbau von Überstunden.

Welche Maßnahmen tatsächlich machbar sowie sinnvoll sind, hängt stets vom Einzelfall ab. Sollten Freelancer trotzdem in handfeste Zahlungsschwierigkeiten geraten, ist es aber wichtig, rechtzeitig zu handeln – um rechtliche Konsequenzen wie beispielsweise eine Insolvenzverschleppung zu verhindern.

Schritt 5: Maßnahmen für die Kundenbindung ergreifen

Die Kundengewinnung und -bindung ist in Krisenzeiten essentiell, um nicht den Anschluss an die Branche zu verlieren. So können Freelancer nach der Krise wieder wie gewohnt durchstarten oder – besser noch – selbst während der Krise neue Aufträge akquirieren.

Neue Kunden zu gewinnen, ist natürlich vor allem dann schwierig, wenn es der Wirtschaft im Allgemeinen nicht gut geht. Viele Unternehmen beginnen dann zu sparen und die Freelancer sind dabei häufig eine der ersten betroffenen Gruppen. Dennoch ist es nicht unmöglich, auch in Krisenzeiten Neukunden zu gewinnen, sofern „richtig“ an die Sache herangegangen wird.

Noch wichtiger ist allerdings die Kundenbindung. Nun sollte der Fokus also darauf liegen, bestehende Kunden zu behalten. Bestenfalls laufen zumindest bei ihnen die Projekte sowie Aufträge wie gewohnt weiter und können die Liquidität des Freelancers sichern.

Doch selbst, wenn nicht, so sollte der Kontakt aufrechterhalten werden, um anschließend an die Krise wieder zusammenarbeiten zu können. Ansonsten droht der Freelancer seinen gesamten Kundenstamm zu verlieren und muss schlussendlich wieder bei Null beginnen. Zudem können gewisse Maßnahmen der Kundenbindung dabei helfen, die eigene Liquidität zu sichern – eine Win-Win-Situation.

Selbst in Krisenzeiten lassen sich mit etwas Kreativität gute Alternativen finden, um die Kundenbindung zu fördern und vielleicht sogar Neukunden zu gewinnen. Im Vordergrund sollte aber stets eine offene Kommunikation gegenüber den Kunden sowie Auftraggebern stehen. Häufig sind diese schließlich bereit, dem Freelancer beispielsweise durch den Kauf von Gutscheinen unter die Arme zu greifen, wenn notwendig.

Der Sinn sollte nach Zusammenhalt stehen, dann können in Krisenzeiten so viele Unternehmen wie möglich überleben. Wie erwähnt, ist schließlich jeder daran interessiert, dass die Geschäftspartner erhalten bleiben. Es gilt daher, über Krisenzeiten hinweg einen guten Kontakt zu den Kunden und Geschäftspartnern zu pflegen und gegebenenfalls zusätzliche Services oder Produkte anzubieten.

Selbiges gilt, wenn die Krise „hausgemacht“ ist und somit nur den Freelancer selbst betrifft. Dann stehen seine Chancen sogar umso besser, denn den Bestands- und Neukunden geht es wirtschaftlich gut und somit dürfte es kein allzu großes Problem darstellen, neue Aufträge zu ergattern.

Schritt 6: Sich für die nächste Krise wappnen

Jede Krise ist eine harte Lektion für Freelancer, keine Frage. Einige kommen mit den genannten Schritten vergleichsweise gut durch solche Zeiten, andere müssen um ihre Existenz bangen. Doch wer mit den geschilderten Maßnahmen und vielleicht auch einem Funken Glück die Krise meistert, kann daraus wichtige Lehren für die Zukunft ziehen. Dann gilt es, diese Erkenntnisse so zu nutzen, dass der Freelancer besser für die nächste Krise gewappnet ist.

Denn es gibt durchaus Möglichkeiten, um sich gegenüber solchen Schwankungen der Auftragslage resistenter aufzustellen. Dazu gehört in erster Linie ein finanzielles Polster, aber auch, sich eher breitgefächert als zu spezialisiert zu positionieren sowie eine enge Kundenbindung zu pflegen.

Als Freelancer ist es außerdem wichtig, niemals zu sehr von nur einer Branche oder sogar nur einem Kunden abhängig zu sein. Denn bricht genau dort eine Krise aus, bedeutet das für den Selbständigen schnell einen Einkommensverlust von bis zu 100 Prozent. Hinzu kommt das Risiko der Scheinselbständigkeit.

Wer hingegen breit fächert und einen großen Kundenstamm aus verschiedenen Branchen besitzt, hat in der Regel trotz Krise zumindest noch einen Teil seiner regelmäßigen Einnahmen zur Verfügung. In Verbindung mit ausreichend Ersparnissen bleibt die Liquidität dann auch über Monate oder sogar Jahre hinweg gesichert, bis die Krise endlich überstanden ist. Wer also die letzte Krise im berufliche Sinne nur knapp „überlebt“ hat, der sollte dringend sein Krisenmanagement für die Zukunft verbessern.

Schritt 7: Vollgas statt aufgeben

Wenn sich eine Krise abzeichnet, lautet die Devise für jeden Freelancer also erst einmal: Keine Panik! Wie die bisherigen Schritte zeigen, gibt es viele Möglichkeiten, um auch schwierige Zeiten erfolgreich zu meistern. Anstatt in eine Art der „Schockstarre“ zu verfallen, ist es wichtig, umgehend aktiv zu werden. Sobald eine Krise absehbar ist, sollten die eigenen Ressourcen geprüft, die Neukundengewinnung angekurbelt, finanzielle Mittel mobil gemacht und weitere Maßnahmen ergriffen werden. Gerade in einer Krise gilt es daher, Vollgas zu geben – zumindest, wenn die Ersparnisse nicht für eine Überbrückung ausreichen.

Und auch, wer sich für die bereits erwähnte Option entscheidet, die Krise als Zwangsurlaub zu nutzen, darf keinesfalls die Kommunikation mit den Kunden abbrechen lassen.

Wer sich das zu Herzen nimmt, zuversichtlich bleibt und sich nicht unterkriegen lässt, der wird jede Krise irgendwie meistern – selbst, wenn er oder sie am Ende eben doch noch einmal ganz von vorne anfangen muss. Das hat schließlich schon einmal geklappt und somit wird auch nach der Krise der Sprung in das „Freelancertum“ wieder funktionieren.

Schritt 8: Die Krise als Chance

Jede Krise ist auch eine Chance, sagt man. Viele Freelancer können diesen Spruch vermutlich nicht mehr hören, doch er hat tatsächlich einen wahren Kern. Denn Krisenzeiten sind der beste Lehrer, sei es hinsichtlich der Selbständigkeit, wenn es um Finanzen, Kundenbindung und andere Details geht.

Aber auch persönlich wird sich jeder Freelancer durch diese Erfahrung weiterentwickeln. Er wird neue Sichtweisen finden, seine Strategien verändern und Selbstbewusstsein tanken. Denn wer eine Krise überstanden hat, oder zwei, oder drei, der bleibt auch in der nächsten Krise gelassener.

Es gilt daher, selbst in schwierigen Zeiten den Blick in die Zukunft zu richten und offen zu bleiben für Chancen, welche sich aus dieser Phase ergeben.

Solche Chancen sind beispielsweise, dass Mitbewerber vom Markt verschwinden oder ihre Strategie beziehungsweise ihren Fokus verändern. Anschließend an die Krise werden die Unternehmen mit großer Wahrscheinlichkeit umso mehr investieren, was für den Freelancer neue Aufträge bedeuten kann.
Vielleicht ergibt sich auch stattdessen ein Sprung in eine Festanstellung oder eine andere Branche.

Die Möglichkeiten sind vielfältig und wer ihnen nicht ängstlich, sondern aufgeschlossen entgegenblickt, kann aus einer solchen Krise tatsächlich gestärkt hervorgehen. Viele Freelancer kalkulieren zudem anschließend besser, werden dadurch erfolgreicher und unempfindlicher gegenüber solchen Krisen. Die Liste an Beispielen ist lang und auch, wenn die Situation noch so ausweglos erscheint, ist Optimismus gefragt. Denn wie schlimm eine Krise wirklich war, lässt sich stets erst im Nachhinein bewerten – und dann lautet das Fazit häufig, dass sie schlussendlich zu etwas Besserem geführt hat.

Fazit

Zuletzt bietet die Krise noch eine weitere Chance: Sie bedeutet unverhoffte Freizeit, die sinnvoll genutzt werden kann. Viele Freelancer ziehen letztendlich nämlich die Lehre aus dieser Erfahrung, dass sie ihre Work-Life-Balance vernachlässigt haben, und setzen ihre Prioritäten fortan anders. Oder sie wählen ihre Kunden nach anderen Kriterien aus. Oder sie legen einen größeren Wert auf das Networking.

Es gibt viele Möglichkeiten, um eine Auftragsflaute in etwas Positives zu verwandeln. Wie bereits erwähnt, hängt die Art und Weise, wie sie „richtig“ genutzt wird, zu großen Teilen von der individuellen Situation und den Finanzen ab. Folgende Maßnahmen sind aber zumindest eine Überlegung wert, um die Krise bestmöglich beziehungsweise sinnvoll zu überbrücken:

Auszeit zur Förderung der psychischen sowie physischen Gesundheit oder, um neue Pläne für die Zukunft zu schmieden.
Arbeit am eigenen „Branding“, zum Beispiel der Webseite oder dem Profil in beruflichen Netzwerken.
Networking mit bestehenden sowie neuen Kontakten, sei es online oder offline auf Messen, Kongressen & Co.
Belegen von Fort- und Weiterbildungen, Seminaren oder ähnlichen Kursen, um die eigene Expertise zu verbessern, aktualisieren oder auszuweiten. Die Kosten lassen sich meist steuerlich geltend machen.

Damit ist die Liste noch lange nicht beendet. Jeder Freelancer muss also selbst herausfinden, wie sich das Beste aus der Krise machen lässt. Ein wichtiger Schritt hierfür ist zudem die Selbstreflexion. Es gilt also, innezuhalten und ein Zwischenfazit über die bisherige Selbständigkeit zu ziehen:

Was lief gut und was nicht?
Welche Gründe hat die Krise?
Was kann in Zukunft besser gemacht werden? Wie geht die Konkurrenz mit der Situation um?

Diese und viele weitere Fragen können dabei helfen, gestärkt aus einer Krise hervorzugehen und somit anschließend noch erfolgreicher zu werden. Die Selbstreflexion ist daher wichtig, bevor Freelancer in Aktionismus verfallen und das geschilderte Krisenmanagement nun Schritt für Schritt umsetzen.